A Roveda Arquitetura está em franco crescimento, fechando cada vez mais contratos e conquistando a confiança de clientes. Esta proposta apresenta um sistema desenvolvido exclusivamente para automatizar e otimizar o processo de formalização de contratos, integrando todas as ferramentas já utilizadas pelo escritório em um fluxo único e eficiente. Contemplando, também, a possibilidade futura de módulos financeiros integrados aos contratos para trazer ainda mais eficiência e produtividade ao time.
1. CONTEXTO DO NEGÓCIO
Processo Atual de Formalização de Contratos
2. Preenchimento manual do template de contrato
3. Revisão e conferência (risco de erro humano)
4. Upload na ferramenta de assinatura (Clicksign/DocuSign)
5. Organização manual dos documentos no Drive
6. Comunicação manual com o cliente
2. A SOLUÇÃO PROPOSTA
Sistema Personalizado de Gestão de Contratos
Um sistema desenvolvido sob medida para a realidade operacional do escritório, integrando todas as ferramentas já utilizadas em um fluxo automatizado único.
3. POR QUE SISTEMA SOB MEDIDA?
| Aspecto | Soluções de Mercado | Sistema Customizado |
|---|---|---|
| Integração com Notion | Manual | Automática |
| Organização no Drive | Manual | Automática |
| Notificações WhatsApp | Não disponível | Automático |
| Notificações Slack | Somente Notion | Automático |
| Entrada de dados | Manual | Zero entrada |
| Gestão de leads e follow-up (opcional futuro) | Não disponível | Sob demanda |
| Monitoramento bancário (opcional futuro) | Não disponível | Sob demanda |
| Emissão de NF-e automática (opcional futuro) | Não disponível | Sob demanda |
| Custo mensal | R$ 70-500 (cada!) | R$ 400 |
| Customizações futuras | Limitado | Ilimitadas |
| Adaptado ao seu fluxo | Genérico | 100% personalizado ✨ |
O Diferencial: Você não precisa de 4-5 ferramentas diferentes para fazer isso funcionar. Este sistema unifica tudo em um único fluxo, usando as ferramentas que você já paga (como Clicksign/DocuSign) e adicionando a camada de automação que falta.
4. ESCOPO TÉCNICO - MVP
Automação Comercial (Contratos)
Core do Sistema- Upload e gestão de templates personalizados
- Preenchimento automático com dados do Notion
- Geração de PDF profissional e padronizado
- Preview antes do envio
- Opção 1: Geração manual via botão no sistema
- Opção 2: Geração automática ao mudar status no Notion
- Você escolhe qual funciona melhor para o fluxo
Integrações
Automação Total- Extração automática de dados de clientes
- Atualização de status da proposta (aceita/recusada)
- Sincronização em tempo real
- Registro de contratos enviados
- Compatível com Clicksign, DocuSign, Autentique ou similares
- Envio automático para assinatura
- Rastreamento de status em tempo real
- Notificações de conclusão
- Organização automática em pastas estruturadas
- Nomenclatura padronizada de arquivos
- Controle de permissões de acesso
- Versionamento automático
Notificações e Comunicação
Automação Inteligente- Avisos quando contrato é gerado
- Alertas de assinatura concluída
- Notificações de pendências
- Mensagens personalizadas por evento
- Link direto via wa.me (não requer API)
- Mensagem personalizada com link do contrato
- Confirmação de recebimento
- Lembrete de assinatura pendente
Relatórios e Dashboard
Visibilidade Total- Dashboard com status de todos os contratos
- Filtros por período, cliente, status
- Indicadores principais (contratos enviados, assinados, pendentes)
- Histórico completo de ações
- Contratos por período
- Taxa de conversão (enviados vs. assinados)
- Tempo médio de assinatura
- Exportação em Excel/PDF
Roadmap Futuro - Módulos Opcionais
O sistema foi projetado com arquitetura escalável, permitindo adicionar novos módulos conforme o escritório evolui. Estas funcionalidades podem ser desenvolvidas posteriormente mediante acordo prévio:
Importante: Estes módulos não estão inclusos no escopo inicial desta proposta, mas podem ser desenvolvidos sob demanda com investimento adicional ou ajuste de mensalidade, sempre acordado previamente.
5. INVESTIMENTO
Incluído:
Se o sistema não atender às expectativas, devolução de 50% do valor do setup (R$ 2.250)
Incluído:
Após os 45 dias, o cliente assume:
- Backups: Responsabilidade do cliente
- Manutenção opcional: R$ 300/mês
- Novas funcionalidades: R$ 120/hora
- Atualizações de segurança: Sob orçamento
6. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO
Levantamento e Mapeamento
Reuniões para entendimento profundo do fluxo atual, mapeamento de integrações e definição de requisitos detalhados.
1 semanaDesenvolvimento do Sistema
Construção do sistema sob medida, implementação de todas as integrações e automações conforme escopo definido.
3 semanasTestes e Ajustes
Bateria completa de testes, validação de todas as funcionalidades e ajustes finos baseados no feedback inicial.
1 semanaTreinamento e Go Live
Capacitação da equipe, testes em ambiente real e entrada em produção com acompanhamento próximo.
1 semanaPrazo Total: 6 semanas (1,5 meses) a partir da assinatura do contrato
7. DIFERENCIAIS DA PARCERIA
Compromisso de Transparência
Incluído na Mensalidade
Melhorias simples, ajustes de interface, pequenas correções e otimizações estão sempre inclusos sem custo adicional.
Orçamento Prévio
Novas integrações complexas ou módulos adicionais que demandem desenvolvimento significativo serão orçados previamente e só iniciados após sua aprovação.
Infraestrutura
Aumento de infraestrutura (se o sistema crescer muito) será comunicado com antecedência, sempre buscando a melhor relação custo-benefício.
Zero Surpresas
Você sempre saberá o que está pagando e por quê. Comunicação clara e transparente em todas as etapas.
9. TERMOS E CONDIÇÕES
Proposta Parceria
- Contrato mínimo de 12 meses
- Renovação automática após o período inicial
- Cancelamento com 30 dias de aviso prévio
- Garantia de 30 dias (devolução de 50% do setup)
- Reajuste anual pelo IGPM
Proposta Independente
- Pagamento único ou parcelado em até 6x
- 45 dias de suporte incluso
- Manutenção posterior opcional
- Cliente assume infraestrutura e backups
- Código-fonte entregue ao cliente
Disposições Gerais
- Valores válidos por 15 dias a partir da data desta proposta
- Formas de pagamento: PIX, transferência bancária ou boleto
- Nota fiscal emitida conforme legislação vigente
- Integrações com APIs de terceiros (Clicksign, C6 Bank, etc) dependem da disponibilidade e documentação fornecida por essas empresas
- O cliente deve manter suas próprias licenças das ferramentas integradas (Notion, Clicksign, Google Workspace, etc)